Surat

Surat bagi sebuah organisasi, bukan sekadar selembar kertas tanpa makna. Lebih dari itu, surat merupakan bukti otentik/bukti tertulis tentang suatu maksud dari organisasi tersebut.

Definisi surat secara umum adalah sarana komunikasi berupa karangan untuk merumuskan secara tertulis tentang pernyataan, pertanyaan, pemikiran, pertimbangan, permintaan dan atau hal-hal lain yang disampaikan kepada pihak yang dituju.

Surat dibagi menjadi dua jenis, yaitu resmi dan tidak resmi. Surat resmi terdiri dari tiga, yaitu surat instansi, surat lembaga, dan surat organisasi. Ketiganya bersifat surat dinas: Surat yang berisi informasi mengenai kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan. Sedangkan surat tidak resmi terdiri dari surat yang bersifat pribadi. Pada tulisan ini, saya akan membahas tentang surat resmi (organisasi).

Sama dengan hal lain, surat juga memiliki fungsi penting, di antaranya:
1.Alat untuk menyampaikan pernyataan, pemberitahuan, permintaan atau permohonan, dan buah pikiran atau gagasan.
2.Bukti tertulis.
3.Alat untuk mengingat -> Arsip.
4.Bukti historis -> Mandat, SK, Rekomendasi, dsb.
5.Pedoman kerja -> Sk dan SP.

Bagi pengendara motor/mobil, tentu tak asing dengan rambu-rambu lalu lintas. Surat juga demikian, ada rambu-rambu yang harus ditaati, di antaranya:
a. Hindari pemakaian kata yang kurang tepat.
b. Gunakan diksi/kalimat yang singkat dan jelas, tanpa menghilangkan dan menyalahi pola kalimat.
c. Harus ada koherensi.
d. Gunakan pungtuasi (ejaan dan tanda baca) sesuai dengan EYD.

Berbicara mengenai bentuk, sudah menjadi hal lazim jika ada perbedaan. Sama halnay dengan surat, karena bentuk surat memang lebih dari satu. Adapun bentuk-bentuk surat yang ada saat ini ialah:
a.Bentuk lurus penuh (Full block style)
b.Bentuk lurus (Block style)
c.Bentuk setengah lurus a (Semi block style a)
d.Bentuk setengah lurus b (Semi block style b)
e.Bentuk alenia menggantung (Hanging paragraph style)
f.Bentuk lengkung (Idented style)

Khusus untuk bentuk surat, Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia, menggunakan bentuk setengah lurus b (Semi block style b).

Surat dapat diibaratkan sebagai tubuh manusia, yang memiliki beberapa bagian. Mulai dari kepala hingga kaki. Di bawah ini merupakan bagian-bagian dari surat, yaitu:
1. Kepala surat (Kop)
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal surat
6. Alamat (dalam) surta
7. Salam pembuka
8. Isi :
- Paragraf pembuka
- Paragraf isi
- Paragraf penutup
8. Salam penutup
9. Ttd, nama jelas, dan jabatan
10.Tembusan
11.Inisial

Bagi setiap organisasi, surat yang sesuai dengan kaidah merupakan suatu keharusan. Agar pesan yang ingin disampaikan melalui surat tersebut, dapat diterima dengan baik.



Catatan: Ditulis untuk bahan TO, materi Kesekretariatan.